Er zijn meerdere redenen om te kiezen voor een virtueel kantoor. Misschien ben jij een startende onderneming en vind je het een te groot risico om een kantoorpand te huren of te kopen. Je bent jouw werkzaamheden de komende tijd nog even vanuit huis aan het uitvoeren. Toch wil je liever niet dat klanten, zakenrelaties of leveranciers jouw privégegevens in handen krijgen. Dan is het interessant om na te denken over een virtueel kantoor. Ook wanneer je wilt werken vanaf iedere locatie in de wereld is een virtueel kantoor handig. Zo kun je altijd een zakelijk adres doorgeven aan je klanten, ook wanneer je zelf lekker in het buitenland zit. Je post, pakketten en rekeningen worden naar dit zakelijke adres verstuurd en komen vervolgens bij jou aan. Lees verder voor meer informatie over een virtueel kantoor.
Een zakelijke uitstraling met een virtueel kantoor
Wanneer je een zakelijk adres op je website of je visitekaartjes zet, geeft dit direct een professionele uitstraling. Ook kun je hiermee jouw eigen privégegevens voor jezelf houden. Je kunt ervoor kiezen om zelf aanwezig te zijn op het virtueel kantoor, om bijvoorbeeld een middagje te werken, een meeting te organiseren of om klanten te ontvangen. Ook kun je ervoor kiezen om het virtueel kantoor alleen te gebruiken om post te ontvangen en voor het zakelijke adres op je rekeningen. Eens in de zoveel tijd kun je langskomen om je post op te halen, of je kunt afspraken maken om de post naar jou toe te laten sturen. Zo mis je nooit een belangrijke brief, ook niet wanneer je maanden in het buitenland zit.
Je virtuele adres bij de KvK
Om in aanmerking te komen voor een virtueel kantoor dien je in veel gevallen een aantal stappen te doorlopen. Zo kun je jouw bedrijfsgegevens invoeren en doorgeven wat je precies doet. Daarna kan er een contract worden opgesteld waarin je kiest voor hoelang je een virtueel kantoor wilt huren. Bij goedkeuring krijg je een factuur. Is deze voldaan? Dan kun je het adres van het virtueel kantoor doorgeven aan de KvK en is het officieel. Nu kun je zelf bepalen of je daadwerkelijk aanwezig gaat zijn op het kantoor of dat je het alleen gebruikt voor de overdracht van je zakelijke post. Heb je bijvoorbeeld een afspraak met een klant? Dan kun je deze laten plaatsvinden op het virtuele kantoor of je kunt ervoor kiezen om de afspraken digitaal te doen via Zoom of Teams.