Voordelen content management systeem

Een content management systeem (CMS) automatiseert een deel van het content management proces.

In een volwaardig CMS zijn inhoud (content), vormgeving en structuur van elkaar gescheiden. Met behulp van de tekstverwerker (editor) in het CMS kunnen teksten rechtstreeks worden aangemaakt. De vormgeving is voor een groot deel vastgelegd in sjablonen (templates). Een CMS zorgt ervoor dat content automatisch in de juiste vormgeving en op de juiste locatie in de (navigatie)structuur wordt gepubliceerd.

Het gebruik van een content management systeem (CMS) biedt veel voordelen, maar heeft ook enkele nadelen.

Actualiteit

De actualiteit van een website of een intranet wordt door het gebruik van een CMS verhoogd doordat iedere daartoe geautoriseerde medewerker eenvoudig en snel een bijdrage kan plaatsen. Verouderde content of overbodige informatie kan automatisch worden verwijderd.

Consistentie

Het gebruik van een CMS zorgt ervoor dat een website consistenter wordt. Dit komt doordat de structuur en de vormgeving van de webomgeving grotendeels vastliggen. Redacteuren kunnen niet zo maar de vormgeving aanpassen.

Personalisatie

Met behulp van een content management systeem kan een website eenvoudig worden gepersonaliseerd. Een bezoeker geeft voorkeuren aan op de site en vervolgens worden voortaan alleen de voor die bezoeker interessante zaken getoond.

Kostenbesparing

De aanschaf van een content management systeem neemt met name de intensieve beheer- en opmaaktaken over van redacteuren. Dit leidt tot een tijds- en kostenbesparing.

Aan een CMS zijn ook enkele uitdagingen verbonden.

Aanschaf en implementatie vaak kostbaar

Zowel de aanschaf als de implementatie van een content management systeem is vaak kostbaar. Het is daarom belangrijk dat de juiste keuze wordt gemaakt bij de aanschaf ervan. Vóór de aanschaf van een systeem moeten de wensen van alle betrokkenen worden vergeleken met de mogelijkheden en de kosten van verschillende systemen. Het is van uiterst belang dat de juiste eisen (requirements) boven tafel komen. Neem daar de tijd voor.

Wijziging bestaande werkwijze

Vaak gaat het gebruik van een CMS gepaard aan een verandering in werkwijze van medewerkers. Als dit niet goed van tevoren duidelijk is gemaakt, kan dit leiden tot weerstand bij gebruikers. Veel CMS-projecten mislukken omdat de uiteindelijke gebruikers zich verzetten tegen het systeem. Onderschat de macht van de gebruiker niet!

Systeem is gebruikersonvriendelijk

Een aantal content management systemen zijn nog steeds gebruikersonvriendelijk als het gaat om de editor en het zelf aanpassen van de sitestructuur en de vormgeving. Let hierop bij de aanschaf.

Meer wensen van gebruikers

Soms leidt het gebruik van een CMS ertoe dat gebruikers in hun enthousiasme nóg meer wensen hebben. Als het CMS hierop moet worden aangepast, kan dit leiden tot heel wat onvoorziene extra kosten. Het is dus van belang om al bij de selectie rekening te houden met de schaalbaarheid van het systeem. En reserveer ook budget voor de jaren ná de implementatie van het systeem om teleurstellingen te voorkomen.