Open Text TM, wereldwijd toonaangevend leverancier in Enterprise Content Management (ECM), heeft de nieuwste versie van Open Text E-mail Management voor Microsoft Exchange gelanceerd.

Deze e-mail management oplossing is uitgerust met uitgebreide functionaliteit die bedrijven helpt de torenhoge opslag van e-mail te verminderen en de mogelijkheden om te reageren op eDiscovery verzoeken te verbeteren. Dankzij uitstekende controle- en automatiseringsopties kunnen bedrijven onbelangrijke e-mail automatisch en veilig verwijderen terwijl gebruikers via eenvoudig te begrijpen mechanismen bedrijfskritische berichten kunnen herkennen en behouden.

E-mail heeft de manier waarop bedrijven opereren veranderd door snelle en rendabele communicatie te bevorderen tussen bedrijfsafdelingen, geografische regio’s en tijdzones. Ondanks de grote voordelen heeft de enorme groei ervoor gezorgd dat e-mail een steeds grotere verantwoordelijkheid wordt voor bedrijven wereldwijd. De uitdagingen voor bedrijven die geen beleid rond het bewaren van e-mail implementeren zijn veelvoudig en complex. De meest urgente problemen rond e-mail waar bedrijven tegenwoordig mee te maken krijgen, zijn de juridische risico’s, kosten en de onhoudbare groei van elektronisch opgeslagen informatie.

De mogelijkheden van Open Text E-mail Management zijn integraal onderdeel van de Open Text ECM Suite die de meest uitgebreide set van geïntegreerde ECM-mogelijkheden biedt die op dit moment op de markt beschikbaar is. Open Text E-mail Management 10 voor Microsoft Exchange legt systematisch e-mailberichten vast die waardevolle bedrijfsinformatie bevatten en gerelateerde documenten en biedt daarnaast een betrouwbare en consistente methode voor het identificeren en verwijderen van onbelangrijke mail.

“Slecht beheerde e-mail brengt aanzienlijke risico’s en kosten met zich mee, met name in termen van juridische proceskosten. De hoeveelheid bewaarde gegevens hangt rechtstreeks samen met deze kosten en risico’s”, aldus Jeremy Barnes, Programma Manager, E-mail Management bij Open Text, die dieper op dit onderwerp ingaat in een podcast. “De nieuwste versie van Open Text E-mail Management voor Microsoft Exchange biedt organisaties een eenvoudige en geautomatiseerde manier voor het identificeren en vastleggen van e-mailberichten die nuttig of belangrijk zijn om te bewaren, terwijl onbelangrijke e-mail, die onze inbox doet overstromen, wordt verwijderd.”

“Het meest innovatieve en krachtige element van deze oplossing is de eenvoud waarmee het e-mail beheer integreert in de dagelijkse werkprocessen”, stelt Doug Magnuson, Managing Director bij Huron Consulting Group. “Bedrijven hebben moeite om e-mail te beheren in overeenstemming met het beleid zonder daarbij de eindgebruiker onnodig te belasten. De oplossing van Open Text is voor de eindgebruiker zeer praktisch wat resulteert in betere compliance en onmiddellijke waarde voor zowel henzelf als de organisatie.”

Belangrijke functionaliteiten van Open Text E-mail Management 10 voor Microsoft Exchange:

• Eenvoudig toe te passen mechanismen voor berichtclassificatie: Meerdere classificatiemechanismen voor berichten zijn ontwikkeld op basis van de manier waarop gebruikers werken. Gebruikers kunnen classificaties toekennen aan bestaande mappen in hun mailbox, er kunnen berichten geclassificeerd worden binnen de inbox of bij het verzenden van nieuwe e-mailberichten. De classificaties zorgen vervolgens voor de juiste opslag van belangrijke e-mails binnen de Open Text ECM Suite en bewaken de juiste bewaartermijn in overeenstemming met het geldende beleid.
• Rolgebaseerde classificaties: Om de gebruikerservaring zo eenvoudig mogelijk te houden, worden de classificatiekeuzes aan de gebruikers gepresenteerd op basis van hun rol binnen de organisatie, zodat ze altijd een relevante en gerichte selectie van de mogelijkheden hebben om de inhoud van e-mails te kunnen bepalen.
• Gebruikersvriendelijke e-mailmanagement assistent: Een intuïtieve e-mail management assistent biedt gebruikers realtime inzicht in de gebeurtenissen in hun beheerde mailbox. Informatie over hoe specifieke mails zijn ingedeeld en worden beheerd, evenals een dynamisch overzicht van onbelangrijke berichten in afwachting van verwijdering is altijd beschikbaar voor de gebruikers. Dit geeft hen een laatste kans om een mogelijk interessant bericht te bekijken en eventueel alsnog te bewaren, voordat ze automatisch verwijderd worden.

Zie ook:

1. Open Text ontvangt hoogst mogelijke waardering in Gartner’s Records Management Rapport
2. Open Text heeft overname Vignette afgerond
3. Open Text maakt product roadmap 2010 voor ECM en Enterprise 2.0 bekend
4. Vijf must-read artikelen over Open Source Content Management Systemen
5. E-mail blijft nummer 1 Collaboration tool